De digitale algemene vergadering: het nieuwe normaal?

De digitale algemene vergadering: het nieuwe normaal?

Klassiek is de algemene vergadering het fysieke forum waar alle aandeelhouders beraadslagen en besluiten over het reilen en zeilen van de vennootschap. In de huidige coronacrisis en de regels van physical distancing, proberen beleidsmakers en vennootschappen dit soort samenkomsten net te vermijden. Als alle aandeelhouders het eens zijn, zijn eenparige aandeelhoudersbesluiten het beste alternatief. Om bestuursorganen toe te laten echte beraadslagingen te organiseren, faciliteerde het KB van 9 april 2020 beraadslagen op afstand in belangrijke mate, ten koste van de aandeelhouders. Deze tijdelijke maatregelen waren echter maar geldig van 10 maart 2020 tot en met 30 juni 2020.

Gezien de besparing die een digitale vergadering tegenover een gewone algemene vergadering kan betekenen, wil de federale regering van die uitzondering  de regel maken. Een wetsvoorstel van 27 oktober 2020 moet zo maken dat een algemene vergadering "voortaan altijd digitaal" zou kunnen. Dit is mee ingegeven door noodzaak in tijden van crisis, maar zou vooral beantwoorden aan de doelstelling van flexibiliteit in het recente Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Dat Wetboek laat een algemene vergadering via "een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronische communicatiemiddel" nu alleen toe als dat statutair voorzien is. Op grond van het Wetsvoorstel zou deze manier van beraadslagen altijd kunnen als het bestuursorgaan dat wenst. De vereiste van een statutaire machtiging zou geschrapt worden. Beursgenoteerde vennootschappen vallen niet onder deze regel. Daar kan elke effectenhouder er zelf voor kiezen deel te nemen aan de  vergadering via een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.

Interessant is alvast dat de nieuwe regeling over elke vorm van elektronische beraadslaging lijkt te gaan. In de marge van het Corona-KB werden nog twee verschillende categorieën onderscheiden:

  • In het Verslag aan de Koning nam minister van justitie Koen Geens aan dat de artikelen over vergaderingen met elektronische communicatiemiddelen niet gaan "over vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, en die tellen als werkelijk gehouden vergaderingen".
  • Vooral in grotere vennootschappen, waar dat niet mogelijk was, moest het bestuursorgaan terugvallen op een vergadering met elektronische communicatiemiddelen in de zin van die bepalingen. De technische lat voor dergelijke besluitvorming lag bovendien te hoog. Volgens het Verslag aan de Koning was "dergelijk systeem niet beschikbaar op de Belgische markt".

De artikelsgewijze toelichting bij het wetsvoorstel maakt dat onderscheid niet. Ook een algemene vergadering in een kleine vennootschap, waar iedereen elkaar kent, zou dan moeten verlopen volgens de wettelijke procedure voor algemene vergaderingen via elektronische communicatiemiddelen:

"De deelname op afstand moet niet verlopen via een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole. De controle van de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder kan bijvoorbeeld ook gebeuren via video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom, Skype of een gelijkaardig systeem. (…) In een vennootschap met een beperkt aantal aandeelhouders waar iedereen elkaar kent kan dit bijvoorbeeld ook verlopen via telefoon."

Voor kleinere vennootschappen komt deze vereenvoudiging neer op meer formaliteiten. De oproeping tot de vergadering moet bijvoorbeeld een "heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand" omvatten en de notulen moeten "de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord" vermelden.