Corona: nieuwe registratieplicht wanneer u werkt met buitenlandse werknemers en zelfstandigen

Corona: nieuwe registratieplicht wanneer u werkt met buitenlandse werknemers en zelfstandigen

In de strijd tegen de verspreiding van het COVID-19-virus werd op 22 augustus 2020 opnieuw een ministerieel besluit gepubliceerd met bijkomende maatregelen voor ondernemingen in allerlei sectoren.

Een van de nieuwigheden betreft een specifieke registratieverplichting voor bedrijven actief in:

  • de bouwsector
  • de schoonmaak
  • de land- en tuinbouw
  • en de vleessector.

Iedere werkgever of gebruiker in deze sectoren die een tijdelijk beroep doet op een buitenlandse werknemer of zelfstandige, is nu verplicht om van deze personen de verblijfs- en contactgegevens bij te houden in een register.

Op deze regel wordt een uitzondering gemaakt voor werken in particuliere woningen, voor zover er alleen voor strikt privé doeleinden wordt gebouwd. Ook vervalt de registratieplicht ingeval:

  • de buitenlandse werknemer of zelfstandige minder dan 48 uur in België verblijft;
  • van tewerkstelling van grensarbeiders (dit zijn werknemers die hun woonplaats in een andere lidstaat hebben en waarnaar zij in de regel dagelijks of ten minste éénmaal per week terugkeren). 

Het register moet de volgende gegevens bevatten met betrekking tot de buitenlandse werknemer of zelfstandige:

  • Identificatiegegevens
  • Verblijfplaats in België
  • Telefoonnummer
  • Indien van toepassing: naam van de personen waarmee de buitenlandse werknemer of zelfstandige in België samenwerkt. 

Het register moet verplicht worden bewaard vanaf de start van de werken tot en met de 14e dag na het einde ervan. Daarna moeten de gegevens verplicht worden vernietigd.

Aangezien de gegevens enkel mogen worden gebruikt voor doeleinden van de strijd tegen de verspreiding van het COVID-19-virus, met inbegrip van het opsporen en onderzoeken van clusters (“bubbels”) en collectiviteiten op eenzelfde adres, moeten werkgevers of gebruikers ze verplicht ter beschikking houden van alle inspectiediensten en instanties die belast zijn met de strijd tegen de verspreiding van het virus en met het toezicht op de naleving van de maatregelen.  

Passenger Locator Form

Sinds 1 augustus 2020 waren buitenlanders die naar België komen, alsook Belgen die vanuit het buitenland terugkeren, reeds verplicht om een Passenger Locator Form (PLF) in te vullen.

Het nieuwe ministerieel besluit legt ook hier een bijkomende verplichting op voor bedrijven die tijdelijk een beroep doen op werknemers of zelfstandigen die een dergelijk PLF moeten invullen: zij moeten vóór de aanvang van de werkzaamheden verplicht controleren of het PLF effectief werd ingevuld. Opnieuw geldt hier een uitzondering voor natuurlijke personen bij of voor wie de werkzaamheden voor strikt persoonlijke doeleinden gebeuren.  

Bij gebrek aan bewijs van invulling, moet de werkgever of gebruiker erover waken dat het PLF minstens is ingevuld uiterlijk op het moment waarop de buitenlandse werknemer of zelfstandige de werkzaamheden in België aanvat.

*

De verplichtingen zijn in werking getreden op 24 augustus 2020 en lopen (voorlopig) tot en met 30 september 2020.

Deze maatregelen zullen opnieuw zorgen voor een bijkomende administratieve last. Wat echter het gevolg is van het niet-naleven van deze regels is onduidelijk, aangezien het ministerieel besluit niet in een specifieke sanctie voorziet. 

Voor meer informatie kunt u Sara Cockx (hoofd van de cel Arbeidsrecht) of Evi Dieltiens (auteur) contacteren.