Op 31 oktober 2018 treedt het UBO-register in werking

Op 31 oktober 2018 treedt het UBO-register in werking

Bent u bestuurder of zaakvoerder van een Belgische vennootschap? Dan heeft u vanaf 31 oktober 2018 de verplichting om door te geven aan het nieuwe Belgische UBO-register wie de uiteindelijk begunstigde van deze vennootschap is.[1] “UBO” staat voor “Ultimate Beneficial Owner” of “uiteindelijk begunstigde”.

Op 14 augustus 2018 werd in het Belgisch Staatsblad het Koninklijk Besluit gepubliceerd waarin wordt vastgelegd welke gegevens van de uiteindelijk begunstigde worden opgenomen in het UBO-register en wie toegang heeft tot dit UBO-register.

In eerdere nieuwsbrieven (die u hier en hier kan vinden) berichtten we u dat de anonimiteit van de aandeelhouder deels wordt opgeheven in de strijd tegen witwas en terrorisme door de inrichting van een UBO-register in België. In die nieuwsbrieven kan u terugvinden wie de "uiteindelijke begunstigde" van een vennootschap is en welke sancties bestuurders kunnen oplopen indien zij de nodige informatie niet hebben meegedeeld aan het register. Het komt in het kort hierop neer:

  • De UBO is de natuurlijke persoon die, rechtstreeks of onrechtstreeks, eigenaar is van of zeggenschap heeft over de vennootschap. Een belang van 25% van de stemrechten in een vennootschap is een indicatie van zeggenschap. Van belang is dat het dus enkel gaat om natuurlijke personen.
  • Indien een vennootschap niet doorgeeft wie haar UBO is, kunnen haar bestuurders sancties oplopen. Er staan zowel administratieve als strafrechtelijke geldboetes op die (rekening houdend met de huidige strafrechtelijke opdeciemen) kunnen oplopen tot 50.000 EUR.

In deze nieuwsbrief lichten we het KB toe.

De informatie in het register

De informatie die in het register moet komen, omvat zowel persoonsgegevens van de UBO (naast naam en geboortedatum ook het verblijfsadres en het rijksregisternummer) als gegevens met betrekking tot de participatie van de UBO (de datum waarop de positie van UBO werd verworven, de gegevens van alle tussenschakels indien het een onrechtstreekse UBO betreft, de omvang van het belang van de UBO in de vennootschap, etc.).

De bestuurders dienen deze gegevens binnen de maand nadat ze gekend of gewijzigd zijn over te maken aan het register. Indien de UBO zijn gegevens niet verstrekt aan de vennootschap, is de vennootschap gerechtigd om in het rijksregister opzoekingen te doen. De informatie wordt vervolgens bewaard in het register tot tien jaar nadat de vennootschap haar rechtspersoonlijkheid verliest.

Het KB voorziet verschillende mechanismes zodat de UBO op de hoogte wordt gebracht wanneer zijn gegevens in het register worden opgenomen.

  • De vennootschap moet vooreerst haar UBO informeren op een duurzame drager over (o.m.) de mogelijkheid om kennis te nemen van de gegevens die zijn opgenomen in het register.
  • De beheerder van het register moet de UBO eveneens op de hoogte brengen van de inschrijving in het register en geeft de informatie door die is geregistreerd.
  • Tot slot kan de UBO een aanvraag indienen om kennis te nemen van de gegevens die zijn geregistreerd.

Ook om te garanderen dat de informatie in het register correct is en blijft, zijn meerdere mechanismes voorzien.

  • De bestuurders moeten jaarlijks de informatie in het register bijwerken.
  • De UBO zelf kan kosteloos aan de vennootschap of via de beheerder van het register vragen om zijn gegevens bij te werken en onjuiste gegevens te verwijderen.
  • Iedere aan de antiwitwaswetgeving onderworpen entiteit (vb. banken, verzekeraars, externe accountants, casino's, advocaten in bepaalde gevallen, enz.) heeft een meldingsplicht indien zij vaststelt dat bepaalde gegevens (die zij bijvoorbeeld moeten opvragen in het kader van haar verplichtingen onder de antiwitwaswet) niet overeenstemmen met informatie uit het register.
  • Tot slot kan ook de beheerder van het register de gegevens corrigeren. Mits zij advies vraagt aan de gegevensbeschermingsautoriteit, kan zij bijvoorbeeld ook de andere databanken binnen de FOD Financiën raadplegen.

De toegang tot het register

Het meest opvallende aan het KB zijn wellicht de bepalingen omtrent de toegang tot het register.

Vanzelfsprekend zal het register openstaan voor overheidsorganen die werkzaam zijn in de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme. Ook de fiscus zal toegang krijgen. Het KB legt die toegang wel enigszins aan banden. Zo moeten de overheden met toegangsrecht alle nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om o.m. te garanderen dat elke toegang of aanvraag toegestaan is en legitiem is in het licht van de doeleinden van de antiwitwaswet en de informatie ook enkel voor die doeleinden wordt gebruikt. 

Opvallender is dat ook elke burger toegang zal krijgen tot het register, zij het niet tot alle daarin opgenomen gegevens. Het adres van de UBO en de omvang van zijn participatie in de vennootschap zal daar bijvoorbeeld niet bij zijn. Dit toegangsrecht voor de burger wordt bovendien getemperd doordat er een administratieve kost voor zal worden aangerekend (die nog wordt vastgelegd) en doordat het enkel mogelijk zal zijn om informatie op te vragen op basis van het ondernemingsnummer of de naam van de vennootschap, en dus niet op naam van de UBO.

Aan de UBO en aan de betrokken vennootschap wordt niet meegedeeld wie het register heeft ingekeken. Elke raadpleging van het register wordt wel geregistreerd en bewaard voor tien jaar.

Het KB voorziet bovendien in de mogelijkheid voor de UBO om een aanvraag in te dienen om de voor de burger zichtbare informatie te beperken of uit te sluiten. De UBO moet daartoe aantonen dat de toegang van het grote publiek tot de informatie voor hem een onevenredig risico inhoudt, dan wel een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. De beheerder van het register beoordeelt dan geval per geval of de afwijking kan worden toegestaan.

Wat moet u doen en tegen wanneer?

Het KB treedt in werking op 31 oktober 2018. Gelet op de termijn van één maand om gegevens mee te delen, zou dat in principe betekenen dat de bestuurders uiterlijk op 30 november 2018 de informatie aan het register moeten doorgeven. Op de website van de FOD Financiën met de praktische info (die u hier kan vinden) werd evenwel zeer recent bekend gemaakt dat er tijd zou worden gegeven tot 31 maart 2019 om de UBO de eerste maal te registreren. Dit gebeurt elektronisch via het online platform MyMinfin.

[1] Niet enkel vennootschappen zijn geviseerd, ook bijvoorbeeld voor verenigingen moet er een UBO worden aangeduid. In deze nieuwsbrief gaan we enkel in op de verplichtingen voor vennootschappen.