L’enregistrement des présences devient obligatoire à partir du 1er avril 2014

L’enregistrement des présences devient obligatoire à partir du 1er avril 2014

La loi établissant l'enregistrement électronique des présences sur les chantiers existe depuis le 27 décembre 2012 (Moniteur belge du 31 décembre 2012). Cette loi a introduit une section IV, « Système d’enregistrement des présences » dans le chapitre V de la loi relative au bien-être des travailleurs. Le régime a été récemment revu en profondeur par la loi 8 décembre 2013.
 
On attendait encore les arrêtés royaux devant permettre la mise en œuvre de cette réglementation. C’est désormais chose faite grâce à deux arrêtés royaux du 11 février 2014 publiés au Moniteur belge du 21 février 2014.
 
L’obligation d’enregistrement entre donc en vigueur officiellement le 1er avril 2014.
 
Obligation d'enregistrement
 
L’obligation d’enregistrement ne s’applique qu’aux chantiers temporaires ou mobiles où sont effectués des travaux, dont le montant total hors T.V.A. est égal ou supérieur à 800 000 euros.
 
Il appartient au maître d’œuvre chargé de l’exécution des travaux (autrement dit, l’entrepreneur principal) de mettre à la disposition des (sous)entrepreneurs à qui il fait appel un système d’enregistrement électronique.
 
Toute la chaîne d'entrepreneurs et de sous-traitants est ensuite tenue d’utiliser ce système. L’enregistrement est obligatoire tant pour les employés que pour les indépendants.
 
Le système d’enregistrement
 
Suivant l’article 31ter de la loi relative au bien-être des travailleurs, le système d’enregistrement contient les éléments suivants :
- une base de données gérée par l’autorité qui rassemble les données ;
- un appareil d’enregistrement dans lequel les données peuvent être enregistrées ;
- un moyen d’enregistrement que chaque personne physique doit utiliser pour prouver son identité lors de l’enregistrement. 

L’arrêté royal du 11 février 2014 fixe les caractéristiques spécifiques et concrètes que doit remplir le système d’enregistrement.
 
La base de données doit notamment garantir la sécurité des informations enregistrées, en respectant notamment les standards en matière de sécurité tels qu'ils sont définis par la Commission de la protection de la vie privée, et en établissant et gérant le système « suivant les règles de l'art ». Les données enregistrées doivent pouvoir être tracées et ont force probante lorsqu’elles ont été enregistrées à l’aide de l’appareil d’enregistrement et du moyen d’enregistrement corrects.
 
L'appareil d’enregistrement doit répondre aux exigences suivantes :
- l'appareil d'enregistrement permet d'envoyer « on line » les données par voie électronique (par géolocalisation ou téléphonie mobile par exemple) ;
- il communique avec la base de données via un canal d'accès sécurisé ;
- l’enregistrement peut être réalisé par l'intermédiaire d’applications électroniques interactives mises à disposition par l'ONSS ;
- l’appareil d’enregistrement doit garantir la non falsification des données. Les données qui peuvent être stockées de manière temporaire dans l'appareil ne font pas preuve de l'enregistrement correct d’une personne particulière. 

En ce qui concerne le moyen d'enregistrement, l’arrêté prévoit qu’il doit permettre l'identification de son titulaire ainsi que du lieu de travail. Il peut s’agir d'une carte d’identité électronique ou d’un autre document délivré par l’ONSS, tel que l’accusé de réception L1 pour les travailleurs étrangers. Les moyens doivent assurer l’identification de leurs titulaires et offrir une protection suffisante contre la falsification.
 
Tenue à jour du système
 
Suivant l’arrêté royal d’exécution, le système doit permettre un enregistrement instantané lorsque celui-ci a lieu sur le lieu de travail ou un enregistrement anticipatif lorsqu'il est effectué selon une autre méthode d’enregistrement (voir infra). En d’autres termes, le législateur admet la possibilité de l’enregistrement anticipé ou à distance.
 
Dès lors qu’une personne pénètre sur le lieu de travail, les données d'enregistrement doivent avoir été envoyées, si celui-ci le permet, et avoir fait l'objet d'un accusé de réception.
 
Il est ensuite procédé à un contrôle automatique tant sur la forme que sur leur cohérence des données dans la base de données.
l'ONSS envoie ensuite un accusé de réception vers l'appareil d'enregistrement (si celui-ci le permet).
 
L'ONSS conserve les données pendant 7 ans.
 
Quelles sont les données enregistrées ?
 
Lors de l’enregistrement des présences, les données suivantes doivent être communiquées :
 
- le numéro de registre national, ou pour les travailleurs salariés étrangers ou les indépendants, le numéro de l'accusé de réception L1 ;
- le numéro d'entreprise de l'entreprise pour laquelle le salarié ou l’indépendant effectue des prestations ;
- le numéro d’identification de la déclaration de travaux ;
- le moment de l’enregistrement. Lorsque l’enregistrement est effectué de manière anticipée, les jours de présence. 

Concrètement, les renseignements découlant de ces « clés d’identification » sont les suivants :
 
- données sur la personne physique : nom, prénom, nationalité et date de naissance ;
- données sur le lieu de travail : adresse, description géographique de l'emplacement du lieu du travail ou les coordonnées de l'emplacement du lieu de travail déterminées à l'aide d'un système de géolocalisation;
- qualité avec laquelle une personne effectue des prestations : travailleur salarié, travailleur indépendant, employeur, représentant du maître de l'ouvrage, maître d'oeuvre chargé du contrôle de l'exécution, maître d'oeuvre chargé de la conception, coordinateur-projet, coordinateur-réalisation ;
- données sur l’employeur : numéro d’entreprise, dénomination, adresse et forme juridique ;
- lorsque la personne physique est un indépendant, les données d'identification de la personne physique ou morale sur commande de laquelle un travail est exécuté : numéro d'entreprise, numéro de registre national, numéro d’enregistrement à la Banque-Carrefour ;
- le moment de l’enregistrement. 

Autre méthode d’enregistrement
 
L’enregistrement est réalisé soit par le biais d'un système électronique soit par le biais d’une « autre méthode d’enregistrement automatique », pour autant que l’appareil en cause offre les mêmes garanties (article 31ter de la loi relative au bien-être des travailleurs).
 
L’arrêté royal d’exécution fixe les « garanties équivalentes » que l’autre système d’enregistrement doit remplir au minimum :
 
- l’autre système doit avoir recours à une interface mise à disposition par l'ONSS qui permettra d'enregistrer les présences soit directement, soit anticipativement ;
- l’enregistrement est effectué à partir d'appareils externes au lieu de travail dans la mesure où ceux-ci respectent les mêmes exigences fonctionnelles, techniques et de sécurité, que l'appareil utilisé sur le lieu de travail ;
- l'enregistrement°est effectué à l'aide d'applications sécurisées qui nécessitent l'identification préalable via les procédures d'identification de l'ONSS ou du SPF Technologie de l'information et de la Communication ;
- l'enregistrement peut être fait pour une période définie de maximum 31 jours calendrier ;
- les données qui sont communiquées dans le cadre d'un enregistrement anticipatif doivent être exactes et avoir fait l'objet d'un accusé de réception ;
- les données concernant une personne déterminée peuvent être annulées jusqu'à la fin du jour auxquelles elles se rapportent. 

Dispositions contractuelles
 
Tout entrepreneur ou sous-traitant qui fait appel à un sous-traitant prend des mesures afin que son cocontractant enregistre toutes les données effectivement et correctement et les transmet vers la base de données.
 
Tout entrepreneur ou sous-traitant qui fait appel à un sous-traitant doit pouvoir, à tout moment, consulter les données relatives aux personnes enregistrées sur le lieu de travail concerné. L’ONSS mettra à disposition à cette fin une « application de consultation ».
 
L'entrepreneur déclarant doit s'assurer du fait que le maître de l'ouvrage, le représentant de l'administration publique dans le cadre d'un marché public, le maître d'oeuvre chargé de la conception, le maître d'oeuvre chargé du contrôle de l'exécution et le coordinateur en matière de sécurité et de santé sont en possession d'un moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement présent sur le lieu de travail. Dans la négative il lui appartient de leur en fournir un ou de convenir contractuellement qu'il procédera à son enregistrement à l'aide d'une autre méthode d'enregistrement.
 
Les salariés ou sous-traitants doivent en outre être informés contractuellement des types de moyens d’enregistrement pouvant être utilisés sur le lieu de travail.
 
Sanctions
 
Les sanctions prévues par la loi du 27 décembre 2012 n’entreront en vigueur, contrairement aux autres dispositions, que le 1er octobre 2014.
 
Toute personne qui se présente sur un chantier temporaire ou mobile et n’enregistre pas sa présence immédiatement et quotidiennement peut être punie d’une sanction de niveau 1 du Code pénal social (soit une amende administrative, décimes additionnels y compris, de 60 à 6 000 euros).
 
Le maître d’œuvre chargé de l’exécution, l’entrepreneur ou le sous-traitant et l’employeur peuvent être punis en cas de non-respect des dispositions légales d’une sanction de niveau 3 du Code social pénal (soit une amende administrative, décimes additionnels y compris, de 600 à 6000 euros ou d’une amende administrative de 300 à 3000 euros, à multiplier par le nombre de personnes concernées par l’infraction).